什么是办公环境策略?办公环境策略与工作模式的关系

办公环境策略要求对客户的商业发展有更高的关注度,策略的目的是要创造更高的客户价值。一个办公环境设计的成功与否,不只是看他好不好看,更重要的是要看身在其中的员工们的生产力和生产效率是否得到提升。实际的情况是空间的效率与人的生产力之间的关系很难衡量,甚至在企业管理层很少意识到这样的问题。

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专访-Gensler 办公环境策略顾问 - Cathy Gu

这是一篇很早就准备好发布的专访文稿,由于种种原因,迟迟没能发布,其中一点在想的是现在要不要把“办公环境策略”这个概念传播出去。

因为一旦传播出去,就会带来一系列的新问题要解释,办公环境策略从何而起,又如何形成一门学科?为什么办公环境的议题可以上升到策略层面?目的、理念是什么?在办公环境策略实施过程中又需要怎样的方法论,对于读者而言,可能就会产生一大堆问号。话说回来,在中国的大环境下,其实这也不是最主要的。最主要的原因是,一旦这个概念普及出来,一定会有一票人开始一窝蜂的乱用概念,给自己的title或者从事传统意义设计工作的冠以“办公环境策略”的称呼。最终让办公环境策略这件事变的很水,就像现在的很多办公环境设计或者家具设计在谈“以人为中心的设计”一样。

从另外一个角度来说,你明明知道有一扇新的窗户,一旦打开就会进入新的世界,倘若一直不讲,这又与未来办公所要坚持分享前沿知识与信息的理念相悖。经过一番思考,最终还是决定将访谈稿的重点内容进行梳理,来阐述办公环境策略这个概念。

专访-Gensler 办公环境策略顾问 - Cathy Gu

Cathy Gu |  Gensler 

Workplace Strategy Consultant

Cathy是Gensler的办公环境策略顾问,也是我们此次访谈的对象。2000年入行从事环境设计中的材料设计工作,2006年加入Gensler进行系统的空间设计,此时在中国还没有“办公环境策略”这个词。到2013年,Gensler开始在中国推行办公环境策略的概念,当时Gensler美国团队派驻一位办公环境策略专家到中国来培养中国区域的办公环境策略顾问,Cathy成为成员之一。从那时起,Cathy从具体的空间设计工作转向办公环境策略。

办公环境策略是什么

办公环境策略顾问的关注点、逻辑、思维方式与设计师非常不同,Cathy认为,空间是为人服务的,所有的设计都应该是有目的,办公空间的设计首先应该支持企业的业务与生产力,更应该支持企业文化的打造和品牌形象的植入。办公环境策略咨询是一门综合性的学科,需要了解企业的行业背景、发展、工作流程、生产力的基础、文化和品牌,并将其转化为设计语言,交付设计师在空间中进行实施。

办公环境策略与效益

办公环境策略要求对客户的商业发展有更高的关注度,策略的目的是要创造更高的客户价值。一个办公环境设计的成功与否,不只是看他好不好看,更重要的是要看身在其中的员工们的生产力和生产效率是否得到提升。实际的情况是空间的效率与人的生产力之间的关系很难衡量,甚至在企业管理层很少意识到这样的问题。

举个例子,我们经常会遇到这样的一种会议场景,如果没有比较好的科技设备,在会议开始前我们总是要花费很长一段时间来调整或连接设备,你要把电脑连上电源,然后把电脑接上投屏,如果没有匹配的接口,你需要找转接头,因为电脑和投屏的匹配度问题,最后你还要调整解析度,一番折腾过后,你大概会花费10分钟,如果有10个人同时来参加会议,那么就相当于浪费了10个10分钟。这是在企业日常行为中经常出现的时效问题,管理者却很难意识到这些问题的存在,因为对于很多企业来说,他们并没有用时间成本来衡量员工的生产力。但是随着企业管理人员的职业化,越来越多科技公司的管理者已经开始意识到时间管理对于效率提升的重要性。

专访-Gensler 办公环境策略顾问 - Cathy Gu(会议室图片来自网络)

一个办公空间的设计,与企业的效益有直接影响的,只是现在这个直接影响很难用量化的数据来去说明,我们做策略的目的是试图要找到办公环境与效率、产力的关联性。

 

办公环境策略与工作模式

针对一个金融类公司或者科技公司,我们需要去发现的是这些公司,他们员工的工作方式有怎样的模式。他们的专注模式、协作模式、会议模式、工作的时长,以及工作过程中用到什么样的工具都会有什么样的不同点,在这个层面上你才能够更好的规划他们的空间。他们到底应该是30人一个团队,还是10人一个团队。每50人配备一个会议室,还是20人配备一个会议室,这都取决于他们不同的工作方式。这些都是策略需要做的事情,最终给企业主一个好的规划建议。

例如你的对象是科技公司,经过调研与策略的分析,你可能会给你客户的建议是:你们是科技公司,你们的团队协作时时刻刻都在发生,要想更有效率的去协作,你的工作位旁边需要有更多的协作空间,才能让你的团队在走10步以内的路程,他就可以拉着团队进行讨论。如果你要把一个会议空间或者协作空间放到50步以外的地方,你可以想象10个人的团队走50步的路程需要花费多少时间吗?他们不会整齐划一的走到那,当大家到齐的时候可能10分钟又过去了。从这个例子上,你就可以看出办公环境策略会对企业产生怎样的影响与价值;给到设计师的直接输出就是,你要在多少工位的比例下配备怎样的协作或者会议区,这就是办公环境策略可以做到的事情。

另外,即便是同一类型的公司,不同公司的管理模式不同,做的产品内容不同,在办公模式上也会有很大的不同,比如腾讯和阿里巴巴。即便是同一家公司不同部门,比如做游戏的与做社交的他们的人力投入、协作方式、团队规模都会不一样,都会影响办公环境策略的方向建议。

 

办公环境策略与调研方法

理想的情况下,办公环境策略调研需要在项目早期就要介入,并能有2个月时间进行调研。当然,这也取决于项目的大小与复杂程度,如果是服务一家两三百人的公司,只需要4周就可以了,如果是两三万人的公司我们可能就需要8~12周的时间进行调研。

针对于要发现的不同的问题与需求,我们会采用不同的调研方法,每个项目都会不同。多年以来,我们开发、测试和优化了一系列专门的咨询调研工具,用来为办公空间解决方案提供信息和洞察。这些工具分别着眼于定性研究和定量研究,可以根据每个项目的具体需求、时间和资源进行不同组合。对于变更管理,我们还有另外一套工具作为补充。

专访-Gensler 办公环境策略顾问 - Cathy GuGensler咨询调研工具  ©️Gensler

 

办公环境策略与客户共创

研究的目的是为了找到支持策略的证据与推论,但是策略的制定需要与客户共同探讨。通过调研,我们会把找到的问题与可能的解决方案抛出来与客户一起探讨,这些解决方案是否适合你们公司的发展情况。在办公环境策略咨询中发现的问题,很多并不是设计能够解决的,它牵扯到企业管理层面、运营层面以及实际的操作层面,办公环境策略咨询也会给出这些方面的建议,如果这些建议他们能够接受并且期望达成,那我们就会把这植入到设计当中,如果有的建议他们不能接受,我们就会试图用其他的方式进行解决,策略本身也是一个共创的过程。

办公环境对一家企业的众多方面存在影响,除了刚才说到的效率和生产力,还有企业的文化,品牌效益、吸引和留住人才、社会影响力等方面,我们做一个策略要能比较全面的覆盖所有办公环境对企业影响面。有些公司会比较重视空间的实用功能,我们的策略就会偏重于这些功能性偏重的点。然后告诉设计师,这家公司是注重功能性的,你的家具、材料、空间设置、科技设备都应该关注的是功能性。如果一家公司注重的是品牌效益,比如阿迪达斯,Nike这种非常注重品牌的公司来说,在设计上他们可能更多的是关注视觉的效果或者一些品牌元素在空间里的运用。那么,我们的策略就会偏重于解说这方面的的可能性。

比如,同样是设计一个会议室,你很清楚一堵墙做成涂料是对功能性有影响的。如果做成涂料,他就可以做出非常漂亮的图案,在取舍上客户会说我要图案,这就变成了品牌的表达方式。

专访-Gensler 办公环境策略顾问 - Cathy Gu

(会议室图片来自网络)

从办公环境策略的角度来说,策略就是基于对客户的理解程度上,对一个项目的设计内容做优先顺序的建议以及设计的方向的判断与决策。在很多项目过程中,客户方的执行负责人对空间设计的项目并不专业,因此,这也会帮助客户梳理清楚,什么才是设计的重点。

办公环境策略与影响因素

人是影响办公环境策略发展的最大因素,使用者永远是空间的主角。无论办公环境是给科技公司、金融公司还是医药公司,所有公司的最终空间使用者都是他们的员工和管理者。人员架构的变化、人员素质的变化以及人的行为的改变,都会影响他们对空间的使用需求。所以在做办公环境策略研究时,对人的研究永远是必不可少的部分。

科技也是重要的组成部分,但是每家公司对于科技的依赖程度各有不同,这取决于一家公司的管理模式或者运作模式。就像之前说的时间效益,比如一家销售比较多的公司,他们对办公空间的时间效率衡量就会比较弱,销售大部分时间都在外面,他们回到办公室更多的是任务导向,而不是时间导向,他们依赖的科技类型会不一样,他们可能并不会太多的依赖会议室科技设置,更多的依赖远程科技设置。

Gensler 2008年的年度研究报告中阐述了办公环境中人的活动分成了四种大的工作模式,分别是专注、协作、学习、社交。

专访-Gensler 办公环境策略顾问 - Cathy Gu

Gensler四种工作模式分类  ©️Gensler

这四种工作模式是我们坚信在办公环境中要达成的四个方向,所以通常我们的策略会从这四个工作模式出发,来看整个大的办公环境,要在某一点或者每一点要做怎样的解决方案。除此之外,还有办公环境对企业品牌的影响和科技技术的运用以及健康的办公环境与对人才的兼顾.[本文转载自FutureWork未来办公]

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